Aspen Oss B.V. ontwikkelt en produceert complexe, hoogwaardige actieve farmaceutische ingrediënten (API’s). Dit zijn de werkzame bestanddelen in geneesmiddelen. De producten worden verwerkt tot onder meer bloedverdunners, spierverslappers, anticonceptie- en anesthesiemiddelen. Bij die ontwikkeling zijn kwaliteit en veiligheid absolute voorwaarden en moet iedere stap in het proces achteraf te traceren zijn. De organisatie streeft naar een moderne manier van werken, waarbij meer aandacht is voor samenwerking met een duidelijke doelstelling in plaats van ad-hoc problemen oplossen.

De hele dag druk

Een methodiek om dit te bereiken, is Daily Performance Management (DPM). Aspen werkt al enige tijd volgens deze methodiek en er was behoefte om dit verder uit te breiden.
Transformation Professional Joep Engels is Employeneur voor TMC. Hij ondersteunt teams bij Aspen om DPM optimaal toe te passen. “Bedrijven zijn traditioneel heel erg gericht op resultaat. Logisch natuurlijk, maar de uitdaging hierbij is dat het vaak draait om omzet en snelheid. Er heerst vaak een cultuur waarin iedereen het altijd 'druk' heeft. Binnen de organisatie zie je bovendien vaak eilandjes ontstaan. Wat bij Aspen ook nog meespeelt, is dat het een BRZO-bedrijf is (Besluit Risico's Zware Ongevallen), waarbij veiligheid hoog in het vaandel staat.
Op de afdeling die ik ondersteun werkt men bijvoorbeeld met een bruikbare dataset, maar kwam er weinig uit de discussie over die data. Ik heb toen aangegeven dat het belangrijk is dat het team er als één geheel mee aan de slag gaat. Daarbij bepaal je eerst het doel. Het leuke is dat ik niet degene ben die dat bepaalt, maar dat het team daar na verloop van tijd zelf achter komt. Mijn voorganger vanuit TMC en ik zorgen ervoor dat het niveau van DPM weer omhooggaat, zodat Aspen er nog beter in wordt. Er ligt ook een plan om dit verder door te zetten."

Eerst het doel bepalen

Bij DPM bekijk je als team waar je staat in het bereiken van de doelstelling en waar eventueel zaken moeten worden bijgestuurd. “Maar je kijkt niet alleen naar de data, het gaat er echt om dat je een team wordt met een gezamenlijk doel. Je gaat vervolgens aan de slag met de data om dat doel te bereiken. Het klinkt tegenstrijdig, maar ik probeer in mijn rol organisaties af te remmen. Als dat lukt, zijn mensen minder brandjes aan het blussen en meer bezig met die algehele doelstelling. En haal je juist sneller je uiteindelijke doel.”

De tekst gaat verder onder het infoblok

Daarbij kan het gevoel ontstaan dat je als medewerker continu in de gaten wordt gehouden, maar niets is minder waar. “Vergelijk het met het dashboard in een auto. Als je dat niet hebt, sta je binnen de kortste keren stil. Zo werkt het ook bij organisaties: als je geen goed inzicht hebt in hoe je belangrijke werkprocessen lopen, lopen processen op een gegeven moment vast. DPM is geen methode om mensen af te rekenen, maar om te zorgen dat je als team en als organisatie kunt blijven bestaan. Als teamleden beter op elkaar zijn afgestemd en elkaar opvangen als dat nodig is, is het logisch dat je als team beter functioneert, en dat komt de organisatie weer ten goede.”

Visueel management met Mevisio

DPM is een visuele methode om de prestaties van een team in de gaten te houden en het team te stimuleren verbeteringen door te voeren. Een softwarepakket dat hiervoor zeer geschikt is, is Mevisio. Vanwege het gebruiksgemak en de functionaliteit is TMC een partnerschap aangegaan met de Zweedse fabrikant van dit pakket. Deze cloudoplossing maakt het heel eenvoudig interactieve borden in te richten die heel intuïtief te bedienen en aan te passen zijn. Bovendien is de oplossing goed te integreren met andere oplossingen, bijvoorbeeld bedrijfssystemen die al in gebruik zijn.

Bij Aspen is een succesvolle pilot met Mevisio gedraaid. In eerste instantie om losse, handmatig geschreven kaartjes, die geplakt werden op een bord te digitaliseren. Dat was een grote wens, vertelt Karel Houthooft, Operations Manager bij Aspen: “Papier werkt best, maar het kan tegenwoordig praktischer dankzij digitalisering. Het is al fijn om met één team met deze oplossing te werken, maar het zou helemaal mooi zijn als we in een volgende stap de tool kunnen gebruiken om tussen afdelingen te communiceren, om vervolgens binnen de hele organisatie op dezelfde manier te communiceren. Wij zijn een volcontinu-bedrijf. Het zou mooi zijn als we deze oplossing kunnen gebruiken om de overdracht tussen shifts makkelijker en beter te laten verlopen. Ook voor het escaleren van problemen kan deze oplossing heel geschikt zijn. Daarbij moet het doel zijn dat het probleem terechtkomt bij de afdeling die productie kan helpen om het probleem samen op te lossen. Wanneer het probleem groter is en niet eenvoudig kan worden opgelost, kan het een niveau hoger worden aangekaart. Dan kan de hulpvraag daar worden neergelegd. Dat scheelt veel tijd terwijl iedereen het overzicht krijgt dat hij of zij wenst.”

De proef met Mevisio smaakt absoluut naar meer. Karel Houthooft: “De mensen willen het graag en het kan wat hen betreft niet snel genoeg gaan. De uitdaging, ook om mensen mee te nemen in de verandering, is om te zorgen voor een systeem waar ik altijd van op aan kan. En een systeem waarmee communicatie mogelijk is met andere programma's zoals SAP, software voor incidentplanning enzovoort. Als we straks dan ook performance digitaal en gestructureerd kunnen bijhouden met Mevisio, zetten we echt weer een volgende stap in Daily Performance Management.”