Hoe S&OP je organisatie verbetert - TMC (nl) Shape caret-double-left caret-double-right caret-down caret-left caret-right-circle caret-right Shape close dropdown expand more facebook Logo linkedin logo-footer logo-mark logo-mobile mail play search twitter youtube instagram
Menu Sluiten

Hoe S&OP je organisatie verbetert

Met S&OP (Sales & Operations Planning) stem je de processen in je organisatie zo af dat je efficiënter werkt en uiteindelijk betere resultaten haalt. Maar wat houdt S&OP precies in en wat moet je doen om er een succes van te maken?

Met S&OP (Sales & Operations Planning) stem je de processen in je organisatie zo af dat je efficiënter werkt en uiteindelijk betere resultaten haalt. Maar wat houdt S&OP precies in en wat moet je doen om er een succes van te maken? Steffan van den Heuvel, senior logistics engineer, werkt dagelijks met S&OP en licht toe wat het is en hoe bedrijven hun processen hier mee kunnen optimaliseren.

In veel organisaties richt iedere afdeling zich nog vooral op zijn eigen businessprocessen. Het salesteam, de marketingafdeling en productie hebben hun eigen verkoopcijfers en finance beheert het budget. Er vindt weinig of geen afstemming plaats tussen de verschillende onderdelen van de organisatie.

Wat is S&OP?

S&OP verschuift de individuele focus naar een geïntegreerd plan. APICS definieert S&OP als een geïntegreerd business-managementproces dat leidinggevenden continu focus, afstemming en synchronisatie biedt tussen alle functies in de organisatie. Het brengt alle businessprocessen bij elkaar in één geïntegreerd plan.

Planningen worden gedeeld en besproken, wat tot een gezamenlijk totaalplan leidt. De organisatie als geheel bereikt consensus over de planning van sales, operations, supply chain en finance. Het doel van S&OP is om de toekomstige vraag, de voorraad en de productiecapaciteit op één lijn te krijgen om het beste financiële resultaat te halen.

Het geïntegreerde plan draagt bij aan de tactische doelen van de organisatie, waardoor de organisatie beter kan plannen en risico's kan indammen.

Stappen in het S&OP-proces

APICS onderscheidt vijf stappen om tot een succesvol S&OP-proces te komen:

  1. Data verzamelen. Hierbij worden de data van de vorige periode gecorrigeerd en het KPI-dashboard bijgewerkt. De data zijn afkomstig van sales, marketing, operations, logistiek, supply chain maar ook van finance. Deze stap wil je zo snel mogelijk zetten om vlot door te kunnen en zo veel mogelijk tijd over te houden voor de andere stappen in het proces. Dankzij planningssoftware zijn veel van deze taken automatisch uit te voeren. Een belangrijke uitkomst van deze stap is een KPI-dashboard voor de andere meetings.
    KPI's die hierbij aan de orde zijn, zijn bijvoorbeeld verkopen in het verleden, trendanalyses van de marketingafdeling en gebruik van de beschikbare capaciteit. Iedere organisatie heeft een aantal specifieke KPI's.
  2. Vraagplanning en product review. Input voor deze stap komt van sales, marketing en productmanagement. Dit proces wordt ook wel de handshake tussen sales en marketing genoemd. Het voorspellen van de vraag is een uitdaging omdat voorspellingen nu eenmaal zelden helemaal kloppen. Het is hierbij belangrijk om zo veel mogelijk kennis op te bouwen door middel van bijvoorbeeld markttrends en methoden en technieken voor voorspelling.
  3. Wat kan helpen bij het voorspellen, is het segmenteren van producten op productniveau. Je kunt bijvoorbeeld producten groeperen naar het gemak waarmee de verkoop te voorspellen is en de impact die het op de organisatie heeft.
  4. Supply-planning en financiële review. Op basis van de vraagplanning zet het verantwoordelijke team de supply-planning op om zo nauwkeurig mogelijk te voldoen aan de geplande vraag. Daarbij kijk je naar de beschikbare productiecapaciteit, maar ook naar de voorraadniveaus, de productiemethode die je gaat gebruiken en supply chain-strategieën (make to order, make to stock, assembly to order). Hier is het ook belangrijk om de frictie tussen vraag en aanbod te bekijken en een oplossing te bedenken om die op te lossen.
  5. Pre-S&OP-meeting. De plannen uit de vorige stappen komen hier bij elkaar. Je gaat de mogelijke problemen bij de eerdere stappen ontdekken en mogelijke scenario's voorbereiden en presenteren om die zo veel mogelijk op te lossen. De scenario's worden vergeleken als voorbereiding op de laatste meeting. Deelnemers aan deze meeting zijn meestal de tams van sales, marketing, service, operations, supply chain en natuurlijk finance.
  6. Executive S&OP-meeting. Hier wordt de CEO of het hoger management bij het proces betrokken en valt het besluit welk scenario wordt gebruikt op basis van de input. De uitkomst is zoals gezegd een plan met consensus over vraag en aanbod waar het management achter staat. Nadat het plan is goedgekeurd, wordt het in alle operationele afdelingen worden toegepast.
    Deze meeting vindt meestal eens in de maand plaats, waarbij steeds een bepaalde periode vooruit wordt gekeken: vaak is dat 24 maanden.



Factoren die vraag en aanbod beïnvloeden

In een organisatie en in de buitenwereld beïnvloeden altijd verschillende bronnen de vraag:

  • Concurrentie. Het is de kunst om beter op de klantvraag te reageren dan je concurrenten. Speciale acties en campagnes van concurrenten, kwaliteitsdiscussies, onderbrekingen in de levering zijn zaken die hier allemaal invloed op kunnen hebben.
  • Seizoenseffecten. In een zachte winter verkoop je minder dikke jassen dan in een strenge. Maar denk ook aan andere gebeurtenissen waarbij de tijd een rol speelt: het aantal bezoekers in een restaurant, dat in het weekend waarschijnlijk hoger ligt dan doordeweeks.
  • Economische effecten. Economische groei of recessie heeft invloed, maar ook een ander overheidsbeleid of goede en slechte publiciteit kunnen bepalend zijn. De Brexit is een goed recent voorbeeld.
  • Trends en verwachtingen van klanten. De laatste jaren hebben klanten steeds hogere verwachtingen en is de levenscyclus van producten gemiddeld korter.
  • Internet. Klanten kunnen makkelijker online winkelen, maar ook prijzen en levertijden vergelijken en beoordelingen lezen.
  • Promoties. Speciale aanbiedingen of advertentiecampagnes kunnen je vraag verhogen. Na de actie is de kans groot dat dan weer een daling plaatsvindt.
  • Calamiteiten. Onvoorziene omstandigheden zoals storm (of pandemie) kunnen ook invloed hebben op vraag. Dat kan in sommige gevallen ook een positieve invloed zijn!
  • Afstand. Globalisering zorgt voor grotere toeleveringsketens, wat invloed heeft op vraag en aanbod.

De verschillen kunnen nog eens worden vergroot door het zogeheten bullwhip-effect (ook wel opslingereffect genoemd). Door de fluctuerende vraag naar producten wordt het steeds moeilijker te voorspellen hoeveel producten je moet produceren naarmate je hoger in de keten komt. Het begint met een kleine fluctuatie aan de klantzijde en de variatie wordt groter naarmate je meer omhoog gaat in de keten. De grootste fluctuatie vindt plaats bij de leverancier van ruwe materialen.

Nieuwe business cel Supply Chain Management ondersteunt bedrijven met het digitaliseren en automatiseren van toeleveringsketens

Met Supply Chain Management is TMC Nederland een nieuwe business cel rijker. De twintig Employeneurs van de nieuwe cel staan te trappelen om bedrijven te helpen met het slim inrichten en digitaliseren van hun toeleveringsketens, wat door de coronapandemie nog een extra impuls heeft gekregen. Celdirecteur Noortje van Boxtel en business manager Pepijn Rinzema vertellen er meer over.

Benieuwd naar de nieuwe business cel?

Er zijn ook verschillende bronnen die het aanbod beïnvloeden. Dit zijn externe bronnen:

  • Wereldwijde groei en een steeds complexere toeleveringsketen. Dit vraagt om samenwerking.
  • Natuurlijke cycli. Sommige productiecycli moeten binnen een bepaalde tijd plaatsvinden. Zo moet voor het opwekken van zonne-energie overdag de kracht van de zon worden gebruikt. Ook de beschikbaarheid van ruwe materialen als olie en staal kan veel invloed hebben. Denk aan de grote hoeveelheden staal die China enkele jaren geleden opkocht waardoor de rest van de wereld een te kleine markt had.

Er zijn ook verschillende interne bronnen die het aanbod kunnen beïnvloeden:

  • Bullwhip-effect. Dit zagen we al bij de vraag, maar het is ook gerelateerd aan het aanbod. Als het bullwhip-effect aan de vraagkant optreedt, kan het gebeuren dat de productiecapaciteit onvoldoende wordt om de toename van vraag bij te houden. Heb je meer materiaal nodig, dan ga je meer materiaal inkopen en verschuift het effect omhoog in de keten.
  • Fouten bij de vraagplanning. Soms worden resultaten verkeerd ingeschat, te optimistisch of te pessimistisch. Dat kan tot onder- of overproductie leiden.
  • Fouten in de toeleveringsplanning. Over- of ondercapaciteit of andere inefficiënties in het proces kunnen op alle niveaus van planning plaatsvinden.
  • Onregelmatigheden in het systeem. De productieplannen van stakeholders veranderen te sterk of veranderingen worden te kostbaar of hebben te veel impact op het proces.
  • Fouten bij de leverancier. Dit heeft vaak de meeste invloed. Denk aan slechte kwaliteit van materialen, onacceptabele levertijden maar ook aan capaciteitstekorten om aan de vraag te voldoen.

S&OP: maak een goed stappenplan

Het zal duidelijk zijn dat een solide plan nodig is om S&OP in de organisatie te implementeren. Houd er daarbij rekening dat het een cyclus is, geen eenmalige planning die ook kan worden gebruikt voor het verder verbeteren van het proces. Het is verstandig om voor iedere verbetering eerst een pilot uit te voeren voordat je hem in de hele organisatie uitrolt.

Het is goed om de beslissingen in het proces te baseren op een RACI-matrix (responsible, accountabile, consultant, informed). Hierin kun je de rollen en verantwoordelijkheden goed definiëren.

Cultuurverschillen als uitdaging bij S&OP

Met name in internationale organisaties is het van groot belang om rekening te houden met cultuurverschillen bij de implementatie van S&OP.

  • Kleine machtsafstand - grote machtsafstand
  • Individualistisch - collectivistisch
  • Masculien - feminien
  • Lage onzekerheidsvermijding - hoge onzekerheidsvermijding
  • Kortetermijngerichtheid - langetermijngerichtheid

Conclusie

S&OP is een bijzonder krachtig instrument dat je organisatie kan helpen de processen goed te stroomlijnen. Een voorwaarde is dat het door de hele organisatie wordt gedragen. Daarbij is het goed om met een aantal zaken rekening te houden:

  1. Onderzoek wat voor jouw organisatie werkt. Ieder bedrijf heeft een unieke S&OP-blauwdruk.
  2. Betrek alle onderdelen en functies in de organisatie bij het proces.
  3. Zorg dat het management er achter staat.
  4. Zorg dat je de beslissingen op basis van juiste data neemt.
  5. Blijf je S&OP-proces verbeteren en besef dat het nooit af is.
  6. Zorg voor zelfdiscipline: zorg dat mensen zich aan schema's en werkmethodes houden, anders mis je deadlines en betrokkenheid bij het proces.

Wil je meer weten over S&OP of ben je benieuwd wat dit voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op met Pepijn Rinzema.

Pepijn Rinzema

Business manager Manufacturing Support, Netherlands

Tel: +31 (0)6 20 73 68 73

Nieuwste van TMC

Stel je vraag